○松野町電子決裁事務処理要領
令和5年6月1日
訓令第14号
(趣旨)
第1条 この訓令は、松野町電子決裁実施規程(令和5年訓令第13号。以下「電子決裁規程」という。)第8条の規定に基づき、電子決裁の実施に関し必要な事項を定めるものとする。
(決裁)
第2条 決裁の区分及び手続は、松野町事務決裁規程(令和5年訓令第6号)に基づき行わなければならない。
2 決裁者は、起票内容について修正が必要と認めるときは、理由を付して起票者まで差し戻さなければならない。
3 前項の規定により差戻しを受けた起票者は、修正を行い、再度決裁を受けなければならない。
(添付資料)
第3条 証拠書類は、PDFデータに変換したものを財務会計システムに添付するものとする。ただし、システムの都合上、財務会計システムに添付できない場合は、電子決裁処理上に添付するものとする。
2 PDFデータの作成のためにスキャナで読み取りをしようとするときは、作成されたデータの文字、印影その他の情報が鮮明に確認できるようにしなければならない。
3 第1項の規定により添付する原票には受付印を押すものとし、添付したPDFデータは、財務会計システム以外の場所から削除するものとする。
4 証拠書類のうち、納付書及び請求書については、各所管において、予算科目別及び電子伝票番号の順にファイリングシステムにより保管しなければならない。ただし、保存箱への収納については、会計別及び予算科目別に整理し、保管しなければならない。
5 一の契約書又は請求書により複数の支出負担行為書又は支出命令書を作成する場合は、全ての支出負担行為書又は支出命令書に同一の証拠書類を添付するものとし、財務会計システムの摘要欄及び電子決裁システムのコメント欄に複数の支出負担行為書又は支出命令書を起票していることが分かる内容を記載しなければならない。
6 起票に伴い、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報(以下「特定個人情報」という。)を記載し、又は特定個人情報が記載された書類を添付してはならない。
(郵便振替及び納付書払)
第4条 起票者は、支出命令書の支払方法について郵便振替又は納付書払を選択したときは、納付書等に電子伝票番号及び支払日、所管課名を付記し、会計管理者へ提出しなければならない。
2 前項の規定による支払完了後の証拠書類の保管は、電子決裁規程第5条ただし書の規定を準用するものとし、原票の裏面等に貼付して保管しなければならない。
(監査及び検査)
第5条 町の監査及び検査については、財務会計システム又は電子決裁システムを端末画面上で確認することにより対応するものとする。
2 監査委員からの指摘事項があった場合は、電子決裁システムのコメント欄を活用し修正するものとする。
3 国、県等の検査については、その指示に従うものとする。
(紙出力の抑制)
第6条 電子伝票及び添付書類等は、原則として用紙に出力をしてはならない。ただし、所属長が必要と認める場合は、この限りでない。
(保管)
第7条 主管課で保存する原票については、受付印の番号欄に電子伝票番号を記入しなければならない。
2 決裁済みの電磁的記録及び原票の保存期間は、松野町会計規則(平成25年規則第7号)第85条の規定を準用する。
附則
この訓令は、令和5年6月1日から施行する。